Матрица Эйзенхауэра

Тайм-менеджмент: Матрица Эйзенхауэра. Как расставлять приоритеты и перестать отвлекаться

Дуайт Эйзенхауэр - 34 президент США. Он основал программы, которые дали 

старт NASA, интернету и нынешней дорожной системе США. Занятой человек, 

который, судя по его работе, продуктивно использовал своё время. В его честь названа техника тайм-менеджмента, основанная на распределении приоритетов - матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент упрощает процесс принятия решений и помогает оградиться от 

отвлекающих факторов.

Матрица Эйзенхауэра позволяет:
- с первого взгляда понять, что делать; 
- управлять задачами и проектами в зависимости от их срочности и важности; 
- понимать, на чём следует сфокусироваться в краткосрочной и долгосрочной перспективе; 
- быть в курсе своих обязательств.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Матрица представляет собой таблицу с двумя направляющими: важность (важно/неважно) и срочность (срочно/несрочно). Таким образом таблица делится на четыре ячейки:
- важно и срочно (сделать в первую очередь); 
- важно и не срочно (распланировать и сделать); 
- неважно, но срочно (делегировать или отменить);
- неважно и не срочно (игнорировать).
Оцените каждое задание по этим характеристикам и запишите в соответствующую ячейку.

 

Первая ячейка - важно и срочно

Ключ к успеху в том, чтобы научиться концентрироваться на главном. Умение управлять временем отличает успешных людей от тех, кто играет в догонялки со временем. В эту ячейку попадают задачи с конкретным сроком сдачи, которые сторицей вернут инвестиции. Выполнять это придётся в первую очередь, ведь они важные и требуют срочного решения. Обычно, когда дела доходят до отметки в этом квадрате, это плохо сказывается на работе и репутации. Дела в этой ячейке нужно просто взять и сделать.

- Дедлайны. Если компания готовится запустить новый продукт, все связанные с запуском дела нужно решить немедленно. 
- Форс-мажоры. Жизнь преподносит неприятные сюрпризы, ситуации, которые невозможно было предугадать и спланировать. Сюда относятся внезапные задачи со значимыми последствиями.
- Семья. Родителям нужно отнести сюда обязательства, связанные с детьми (ведь второго детства у них не будет). Особенно это касается дел, требующих подготовки, например, совместные поездки.
- Последствия прокрастинации. Неожиданная сессия в конце семестра, или презентация, подготовку к которой вы недооценили, и прочие дела "на потом".

Сперва покажется, что вообще все дела должны попасть в эту категорию, но матрица нужна, чтобы отделить зёрна от плевел


 

Вторая ячейка - Важно, но не срочно

К этим задачам мы переходим, по мере освобождения первой ячейки. Задания второй ячейки не требуют срочного вмешательства, но они всё равно требуют внимания, иначе переместятся в первую ячейку. Лучше взяться за них до того, как они начнут “гореть”, ведь ограничение во времени вызывает стресс и повышает тревожность, что повлияет на качество работы.

- Рутинные задачи. Подготовка еженедельных отчётов - рутина, которую легко отложить. Если ничего не делать в понедельник, к четвергу задача станет важной и неотложной. Подготовьте шаблон плана для такой рутинной работы, чтобы постепенно писать черновик, редактировать его, консультироваться с коллегами и сдавайте проект вовремя. 
- Здоровье. Вести здоровый образ жизни нужно каждый день, не ждите обострения и диагноза. 
- Отношения. Инвестируйте время в приятельские отношения до того, как вам потребуется помощь.
- Самосовершенствование и отдых. Как и здоровье, эти вещи не имеют дедлайна, но всё равно важны.

Если игнорировать дела из второй ячейки, вы быстро перейдёте в состояние цейтнота и придётся несмотря на стресс работать заполночь. Важные, но несрочные дела заслуживают вашего внимания.



 

Третья ячейка - Срочно, но неважно

Это самая неоднозначная категория. Казалось бы, зачем переживать о неважных делах и что делает их такими срочными? Кэтим делам нас принуждают окружающие, энергетические вампиры и похитители времени. Например, если кто-то хочет поговорить с вами лично, ради чего придётся покинуть офис, остановитесь и подумайте, что делает этот разговор таким срочным. Возможно, вопрос всё же можно решить по телефону, или ваш собеседник сам планирует быть в районе вашего офиса в ближайшее время? Запишите в третью ячейку раздражители, которые выпрыгивают с криком: “Обрати на меня внимание!”

- Соцсети. Сейчас это самый популярный отвлекающий фактор. Ведите социальные сети, но лимитируйте своё время там. Создайте контент-план для соцсетей и выполняйте его в отведённое время, а лучше - наймите SMMщика, если речь идёт о бизнес-аккаунте. 
- Друзья, которые просят об услуге. Ситуации, которые кажутся чрезвычайными, на самом деле могут подождать. Будьте дисциплинированы и говорите “нет” тому, что кажется ложной тревогой. 
- Социальные активности. В умеренных количествах праздники, вечеринки, церемонии добавляют баланса в жизнь. Это задачи которыми следует заняться, если больше делать нечего.

Не расходуйте энергию на неважные, но срочные задачи - они просто похитят ваше время. В крайнем случае заведите хобби, которое принесёт пользу в долгосрочной перспективе. Медитируйте, занимайтесь спортом, учите новый язык - подойдёт всё, что будет мотивировать вас и удерживать интерес.




 

Четвёртая ячейка - Неважно и не срочно

Задачи в этой части таблицы - матёрые пожиратели времени. Когда вы честно относите дело в эту ячейку начинайте всячески его избегать. Это чёрный список дел, которые не приносят никакой пользы.

- Видяшечки. Просмотр телешоу, фильмов и любимых блогеров кажется приятным времяпрепровождением, но зачастую этонезапланированные пожиратели внимания. Следите за тем, сколько времени тратите на них.
- Мессенджеры. Если вопрос можно решить быстрым телефонным звонком - звоните, а не переписывайтесь.

Если все ваши ежедневные задачи попадают в этот квадрат, стоит задуматься. Задачи, которые относятся к несрочным и неважным очень просто сделать, а их выполнение приносит чувство выполненного долга.

Тщательно следите за делами в каждой ячейке, при необходимости делите задачи на подзадачи. Начинайте работать над проектами вовремя, даже если они не выглядят срочными, в противном случае придётся потратить больше сил и времени ради сомнительного результата. Матрица Эйзенхауэра отлично сочетается с ежедневным планированием, вся прелесть этого инструмента в его пластичности, задания легко переносить из одной ячейки в другую. Именно Дуайту Эйзенхауэру приписывают фразу: “Важное редко бывает срочным, а срочное - важным”.

 

➡ Полезная публикация? Оставь комментарий и  Жми "Поделиться"! 👍

_____________________

Понравилась статья? Поделись с друзьями 

Команда Sharks Empire All Rights Reserved.